備品をチェックしよう・使える資産はリスト化しよう

会場を抑えるのと同時にイベントで使う備品リストも明確にしましょう。ヒト・モノ・カネでいう所のモノですね。

シーン毎に分類

進め方としては、まずイベント開催にあたって必要なモノリストを作成します。リストを作成する際のコツですが、どのシーンで使うのかを区分しながら作成していくと良いでしょう。

具体的には小さいセミナーであれば、「受付」「会場内」「懇親会」「お見送り」などです。備品リストの大項目としてそれらを付与しておくと良いでしょう。

また、初めから完璧な備品リストを目指そうとするとなかなか進みません。イベント内容が明確になるにつれて必要なものも増えていきますから常にアップデートしていくものとして認識すると良いでしょう。

誰が用意するのかも明確にする

リストを洗い出したら、それを誰が用意するのかも記載しておくと良いでしょう。自分一人でセミナーを開催するという人でも、自分なのか、会場の人なのか、もしくはレンタル機材屋さんなのかと分かれてくるはずです。

複数人で行う場合は勿論、仕分けをしておくと便利ですよね。

たかが備品リストの話を長々と書きましたが、リアルのイベントではケアするべき点が多くなってきます。どうしてもヌケが発生しますので、リストは面倒でも作成しましょう。また、最大のリスクヘッジは美品の用意が間に合わないという事を避ける事です。プロジェクターのレンタルは3日前までにしないといけなかったとか、来場者にさしあげる楯の制作が2週間は必要だったなど、後からでは取り返しのつかない事もあるからです。

そのうち備品リストサンプルはダウンロードできるようにしますね。