イベント会場を選定する・おさえる

具体的な段取りに入っていきます。まあどこでも良いと考えがちですが、会場でほとんど決まると言っても良いですので時間の許す限り比較検討をしたほうがよいでしょう。

予算というのはひとつの大きな判断基準になりますが、予算に沿って選んだだけですと後悔するかもしれませんよ。

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会場を選ぶ前に

あなたがどんなイベントをするのかは私には分かりませんが、当然開催規模にあった箱を選ぶべきです。狭ければ当然、不満を感じてしまう参加者、来場者も出てしまうでしょう。また大きすぎてもそのスカスカ感がイベント全体のクオリティを下げてしまいます。私自身、会場選びでは大きすぎて失敗したなと感じる事のほうが多いです。大きな箱を選定すれば当日まで準備する事も増えてきます。
つまり、会場を比較検討するまでにはイベント・セミナーの規模感を抑えておくべき必要があるという事ですね。

いろいろな会場がある

こればっかりはご自身で調べていただくしかないのですが、こんな種類が考えられるので立地に合わせて調べてみてください。
・ホテル・貸し会議室・レストラン・カフェ・コンサートホール・展示場・居酒屋などです。

会場のスペックは可能な限り細かく

収容人数はさすがに一番に確認されるでしょうが、他にも確認しておいたほうが良い事があります。最近のイベントセミナーで多くご要望として出るのがインターネット接続についてです。これも端末によって接続方法が違いますから有線なのか無線なのか、両方可能かなどの確認が必要です。
他にもトイレの有無(男女別か)、コンセント口の数、スクリーン、スピーカー、プロジェクター、机や椅子の数など調べていかないといけません。
備品の追加などを行うと当然追加で費用計上されてしまいますので注意してください。

仮押さえする

比較検討が進んだら仮押さえをしましょう。良い会場ほど、すぐに埋まっていってしまいます。借りる意志があるのであればお願いすれば1,2週間は問題ないはずです。
ただし、最近多いレストランやカフェなどは仮押さえができないという所も多いようです。

開催日をやっと決めることができたのにその日にはもう会場が無かったなんて話は良くあります。恥ずかしいことのないようにしましょうね。

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